Los mayores beneficios, ventajas y desventajas de VoIP en 2024

En 2024, muchas empresas consideran que la transición a sistemas de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) desde las líneas fijas tradicionales es una opción obvia. Los sistemas VoIP brindan mayor flexibilidad, funciones de llamadas avanzadas e integraciones beneficiosas, todo ello a la vez que ofrecen tarifas reducidas para llamadas nacionales e internacionales, lo que supone una ventaja importante para las empresas que buscan minimizar los gastos.

Por estas razones, entre otras que profundizaremos en este artículo, la VoIP sigue siendo la opción preferida por numerosas empresas, sobre todo en sectores como la atención al cliente y el comercio minorista. Sin embargo, esto no implica que los servicios de telefonía IP sean infalibles. A pesar de las evidentes ventajas de la VoIP, estos sistemas dependen completamente de Internet, lo que los somete a mayores amenazas de ciberseguridad y provoca problemas de latencia en empresas con conexiones a Internet inestables.

Hay mucho que considerar sobre los pros y contras de VoIP, así que si estás contemplando si esta tecnología se adapta a las necesidades de tu negocio, continúa leyendo para descubrir las distintas ventajas y desventajas que puede ofrecer en 2024.

VoIP: Echemos un vistazo

El protocolo de voz sobre Internet (VoIP) es una tecnología de comunicación que permite realizar llamadas a través de Internet. Al comparar el VoIP con los teléfonos fijos, resulta evidente que, mientras que los teléfonos fijos dependen de una red física de cables de cobre, los sistemas VoIP basados en la nube pueden funcionar en cualquier lugar donde haya una conexión a Internet estable. Además, son compatibles con varios sistemas empresariales, incluidos los de conferencias web y software CRM para pequeñas empresas.

La tecnología VoIP está disponible principalmente en dos formas: teléfonos de escritorio y softphones. Los teléfonos VoIP de escritorio son teléfonos tangibles y convencionales que interactúan con el software VoIP, mientras que los softphones son aplicaciones de software capaces de funcionar en varios dispositivos, como teléfonos móviles, tabletas, computadoras de escritorio y portátiles.

¿Por qué alguien utilizaría un número VoIP?

Un número VoIP es un número virtual que ofrecen los servicios de telefonía y que no está vinculado a una ubicación física como las líneas fijas tradicionales. Estos números funcionan de manera similar a los números de líneas fijas, pero ofrecen a las empresas una mayor flexibilidad, lo que les permite gestionar llamadas grupales, llamadas en conferencia y otras funciones.

Las empresas que utilizan números VoIP obtienen acceso a funciones avanzadas de llamadas y comunicación, como grabación de llamadas, reenvío de llamadas, asistentes automáticos y mensajería instantánea para equipos. Las capacidades de los sistemas VoIP siguen evolucionando cada año. Continúe leyendo para descubrir más sobre los beneficios y las posibles desventajas de utilizar un servicio VoIP en 2024.

Beneficios del VoIP: 10 ventajas para tu negocio

Los sistemas VoIP ofrecen una serie de ventajas a las empresas, desde una mayor flexibilidad hasta importantes ahorros de costes. A continuación, se indican diez ventajas clave que VoIP podría ofrecer a su empresa.

1. Comunicaciones internas optimizadas:muchos proveedores de VoIP cuentan con impresionantes funciones de comunicación interna, que van desde herramientas de mensajería instantánea hasta transcripción de mensajes de voz a correo electrónico, lo que permite a las empresas gestionar tanto las comunicaciones internas como las externas a través de un único sistema centralizado, lo que evita la necesidad de gestionar estas tareas de forma externa.
2. Tarifas de llamadas más bajas: las líneas telefónicas tradicionales suelen generar facturas mensuales elevadas debido a los cargos por cada minuto de conversación, en particular en el caso de las llamadas internacionales frecuentes. La VoIP, por otro lado, ofrece un marcado contraste al reducir significativamente sus gastos.
3. Utilización del ancho de banda: optimizar un plan de VoIP para que se ajuste a sus necesidades puede parecer un desafío al principio, pero se vuelve mucho más sencillo si su proveedor ofrece estadísticas detalladas sobre su uso mensual de datos. La ventaja de los servicios de VoIP es su transparencia, que le permite analizar cada pequeño detalle para ajustar las llamadas entrantes y salientes, lo que garantiza que recibirá la mejor relación calidad-precio.
4. Hardware asequible: un sello distintivo de la tecnología VoIP, que elimina la necesidad de líneas telefónicas costosas, teléfonos y otro hardware básico que puede inflar los costos de comunicación de su empresa en miles de dólares. Además del software VoIP, los únicos requisitos son una conexión a Internet confiable, una computadora, una tarjeta de sonido, un micrófono y parlantes o auriculares, elementos que normalmente se encuentran en oficinas de todo el mundo. Para obtener más detalles sobre los costos de los sistemas VoIP, considere explorar los recursos disponibles.
5. Funciones de llamadas mejoradas: los servicios VoIP ofrecen funciones superiores en comparación con las líneas telefónicas tradicionales. Ofrecen mayor flexibilidad en la gestión de llamadas y beneficios adicionales como correo de voz, números virtuales adicionales, listas de contactos e identificadores de llamadas. Otras funciones VoIP valiosas que se deben tener en cuenta incluyen el enrutamiento de llamadas, el filtrado de llamadas, la grabación de llamadas y el reenvío de llamadas.
6. Mayor flexibilidad: a diferencia de los teléfonos fijos, los sistemas VoIP permiten a los empleados trabajar en cualquier lugar con una conexión a Internet estable. Esta flexibilidad hace que la tecnología sea la opción perfecta para las empresas que gestionan equipos remotos e híbridos. Los sistemas VoIP también generan información basada en datos en tiempo real, lo que permite a los gerentes monitorear la productividad de los trabajadores a distancia. Esto ayuda a las empresas a superar los obstáculos a la productividad con mucha más facilidad que si dependieran de sistemas telefónicos heredados menos sofisticados en cuanto a tecnología.
7. Escalabilidad empresarial: a medida que su empresa busca expandirse, los sistemas VoIP son ideales para adaptarse a su crecimiento. Los proveedores suelen ofrecer paquetes flexibles y personalizables que se pueden adaptar a sus requisitos específicos. Además, si su equipo crece y sus necesidades evolucionan, tiene la opción de actualizar a un plan que ofrezca una gama más amplia de funciones y mayores capacidades de usuario.
8. Llamadas en conferencia: las líneas telefónicas tradicionales tienen limitaciones significativas para las llamadas en conferencia, lo que puede resultar complicado para los dueños de empresas. Sin embargo, con los servicios de VoIP, puede agregar tantos participantes como desee a su llamada en conferencia, siempre que su conexión a Internet pueda manejar la transmisión de datos de voz necesaria.
9. Calidad de voz: aunque las líneas fijas pueden ofrecer una calidad de llamada ligeramente mejor que los sistemas VoIP, la diferencia es mínima. La calidad de voz de VoIP depende de la solidez de su conexión a Internet; por lo tanto, con una red estable, no debería experimentar problemas. Sin embargo, algunos proveedores de VoIP se destacan sobre otros en este aspecto. Para aquellos que buscan una calidad de sonido impecable, es recomendable optar por un sistema de primer nivel como Connect3.

1. Portabilidad: a diferencia de los teléfonos fijos, que se limitan a una única ubicación, la tecnología VoIP ofrece portabilidad total y se puede utilizar en varios dispositivos empresariales. Esta portabilidad permite a los empleados utilizar la tecnología en cualquier lugar que prefieran, ya sea en la oficina, en casa o en cualquier otro entorno de trabajo flexible. Esta flexibilidad no solo es ventajosa para los equipos remotos e híbridos, sino también beneficiosa para los empleados que viajan con frecuencia y realizan reuniones de negocios en diferentes lugares.

Cinco cosas que afectarían el desempeño del VoIP en tu negocio

Si bien los sistemas VoIP ofrecen numerosos beneficios, no están exentos de fallas. A continuación, se indican algunas limitaciones que se deben tener en cuenta antes de realizar el cambio a VoIP.

1. El acceso a Internet es esencial: VoIP, al ser un sistema basado en Internet, requiere una conexión estable a Internet para quienes están dejando atrás los sistemas telefónicos tradicionales. Aunque esto puede no ser un problema para la mayoría de las empresas, podría ser una desventaja para aquellas que no tienen enrutadores o que tienen una conectividad deficiente. Las empresas con un gran volumen de llamadas requieren un ancho de banda sólido, y esto es un factor crítico que deben tener en cuenta antes de optar por un servicio de VoIP.
2. Latencia: VoIP es ampliamente reconocido por su calidad de llamada superior, con una latencia promedio de solo 150 milisegundos, según los expertos de la industria. Sin embargo, si su conexión a Internet tiene un ancho de banda limitado, puede experimentar problemas de latencia y fluctuaciones, que pueden degradar la calidad y confiabilidad de las llamadas. Para evitar estos problemas, es recomendable tener una conexión a Internet sólida. Se recomienda optar por un servicio confiable como Google Fiber o Xfinity o actualizar a cable Ethernet Cat-6 o CAT-5e.
3. Llamadas de emergencia: las llamadas de emergencia realizadas a través de VoIP proporcionan automáticamente al personal de servicios de emergencia el número de devolución de llamada de la persona que llama. Sin embargo, debido a que las direcciones IP no siempre revelan la ubicación precisa de las personas que llaman, el enrutamiento de las llamadas al centro de llamadas de emergencia correcto puede ser un desafío para los operadores. Afortunadamente, un número cada vez mayor de servicios de VoIP ofrecen llamadas E911, que incluyen capacidades de geolocalización.​ 
4. Seguridad: al igual que otros servicios basados ​​en Internet, los sistemas VoIP son susceptibles a diversas amenazas de seguridad, como phishing, spam, malware y robo de identidad y de servicios. No obstante, a pesar de la mayor susceptibilidad de Internet a los riesgos de seguridad en comparación con las líneas fijas, los servicios VoIP pueden alcanzar un nivel de seguridad comparable al de los sistemas tradicionales, siempre que seleccione un proveedor con medidas de seguridad sólidas. Para obtener más información, consulte nuestra guía completa sobre seguridad VoIP.
5. Costos ocultos: aunque los sistemas VoIP suelen ser menos costosos que los teléfonos fijos tradicionales, hay muchos otros gastos menos evidentes que se deben tener en cuenta. Por ejemplo, más allá de las tarifas mensuales del plan, muchos proveedores imponen cargos adicionales por funciones esenciales de llamadas y comunicación, lo que puede aumentar el costo total del paquete. Además, las empresas pueden incurrir en cargos adicionales por la portabilidad de números cuando transfieren su número existente de un servicio anterior, por lo que es recomendable consultar con el proveedor seleccionado para evitar cargos inesperados.

Cómo elegir un proveedor VoIP para su empresa

Si está pensando en explorar los beneficios de VoIP por su cuenta, hay una gran cantidad de proveedores de calidad disponibles. Sin embargo, es importante considerar algunos factores clave antes de decidirse por un servicio.

¿Cual es mi presupuesto?

Los sistemas VoIP suelen ser más asequibles que los sistemas tradicionales, aunque algunos pueden ser más rentables que otros. Antes de comprometerse con una solución, asegúrese de que se ajuste al presupuesto de su empresa. Considere no solo las tarifas mensuales, sino también los costos ocultos, las tarifas iniciales y los gastos de instalación para comprender completamente el posible impacto financiero en su empresa.

¿Qué tan grande debe ser mi equipo?

Los distintos planes de VoIP tienen distintos límites de usuarios, por lo que es fundamental elegir un plan que se adapte al tamaño de su empresa. Además, si prevé que su equipo crecerá, considere seleccionar paquetes escalables que ofrezcan sólidas capacidades de incorporación y capacitación.

¿Qué capacidades de VoIP necesito?

Las capacidades esenciales de VoIP que debe considerar incluyen una interfaz fácil de usar, funciones de IVR y enrutamiento de llamadas, números de teléfono comerciales, un área de llamadas ilimitada, mensajes de texto SMS y colas de llamadas.

¿Necesito hardware?

Es posible que los softphones VoIP no satisfagan las necesidades de todas las empresas. Aquellas que se ocupan de un gran volumen de llamadas y necesitan una calidad de llamada excepcional pueden encontrar más beneficioso elegir entre los mejores teléfonos VoIP físicos. Para otras empresas, en particular aquellas con políticas adaptables, las aplicaciones de softphone VoIP suelen ser más adecuadas.